assunzioni privacy

Assunzioni con questionari a prova di privacy

Nelle assunzioni il datore di lavoro può trattare solo i dati sensibili (oggi definiti particolari). A patto che siano necessari per gestire la fase pre-assuntiva del lavoratore o per l’esecuzione del rapporto.

E’ una delle prescrizioni contenute nel Provvedimento del Garante della privacy del 5 giugno 2019, pubblicato sulla “Gazzetta ufficiale” 176 del 29 luglio. Tale provvedimento è stato emanato per armonizzare con il Regolamento 679/2016 (il Gdpr) le prescrizioni già contenute negli atti quando era in vigore il Dlgs 196/2003 (ora abrogate).

I soggetti coinvolti

Il provvedimento si applica a tutti coloro che effettuano trattamenti per fini di assunzioni, gestione o estinzione di un rapporto di lavoro. In particolare: agenzie per il lavoro, persone fisiche o giuridiche che usano prestazioni di lavoro anche atipiche, organismi paritetici. Ma ancora, medico competente, soggetti che curano gli adempimenti sul lavoro nell’interesse di altri soggetti (come i consulenti del lavoro). E, per concludere, rappresentanti dei lavoratori in materia di sicurezza ed enti che rappresentano dei datori o lavoratori.

Gli interessati ai quali i dati “sensibili” si riferiscono sono i candidati a un lavoro. Lavoratori subordinati, lavoratori autonomi, persone fisiche che ricoprono cariche sociali e terzi danneggiati nel’esercizio dell’attività lavorativa.

Le finalità del trattamento

Il trattamento dei dati particolari può avvenire per soddisfare le seguenti finalità:

  • adempiere a obblighi specifici, per l’erogazione di contributi o per l’applicazione della normativa sulla sicurezza sul lavoro;
  • tenuta di contabilità o pagamento di stipendi;
  • tutelare l’incolumità o la salute del lavoratore;
  • per far valere o difendere un diritto in sede giudiziairia, aribtrale o di conciliazione;
  • dare opportunità di lavoro;
  • per gli scopi delle associazioni datoriali o sindacali.

Assunzioni a prova di privacy

Il Garante distingue fra i trattamenti effettuati nella fase preliminare durante le assunzioni da quelli messi in atto nel corso del rapporto di lavoro.

Le agenzie per il lavoro (comprese le società outplacement) possono trattare i dati particolari solo se la raccolta è giustificata da scopi legittimi. Necessari per instaurare il rapporto di lavoro (ad esempio le informazioni sulla disabilità). I questionari usati in fase di selezione devono riguardare le sole informazioni necessarie per l’assunzione, tenuto conto delle mansioni e dei profili professionali.

Nel corso del rapporto di lavoro il datore potrà trattare i dati relativi a convinzioni religiose solo in alcuni casi specifici. Cioè per la fruizione dei permessi o per l’erogazione dei servizi mensa e, nei casi previsti dalla legge, per l’obiezione di coscienza. Per ciò che riguarda, invece, i dati che rivelano le opinioni politiche o sindacali il discorso è specifico. Il datore di lavoro può trattarli non solo per la fruizione dei permessi, ma anche per far godere di periodi di aspettativa o per l’esercizio dei diritti sindacali.

Le avvertenze per i datori

Quanto ai permessi per partecipare a operazioni elettorali. Non dovrà essere richiesto il documento che designa il rappresentante di lista (che identifica il partito di appartenenza).

Sarà sufficiente la dichiarazione certificata del presidente di saggio. I dati non pertinenti non potranno essere utilizzati. Così come non potranno essere usati i dati genetici neanche con il consenso della persona interessata – per stabilire l’idoneità professionale del lavoratore.

Il Garante stabilisce che i dati devono essere raccolti presso l’interessato. Tutte le notizie che contengono dati particolari (anche elettroniche), poi, devono essere destinate in modo univoco. Se si usa un documento cartaceo, questo dovrà essere trasmesso in plico chiuso, salvo che sia necessario ottenere una firma per ricevuta. I documenti che contengano dati particolari da trasmettere ad altri uffici devono contenere solo le informazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività.

Infine, per il datore di lavoro, ulteriori regole da rispettare per la messa a disposizione dei dati su presenze e assenze. Quando è necessario metterle a disposizione di soggetti diversi tali dati, non bisogna esplicitare le ragioni dell’assenza.

Le indicazioni alle aziende per le assunzioni nel rispetto del GDPR

1 – Prima delle assunzioni

Agenzie per il lavoro. Possono trattare dati idonei a rivelare salute, origine etnica e razziale solo se è necessario per instaurare il rapporto di lavoro. Anche per scopi determinati (ad esempio la assunzione di persone disabili, ai fini della copertura della legge 68/1999).

Il trattamento per procedere con il rapporto di lavoro. Deve riguardare le informazioni pertinenti e limitate alla finalità delle assunzioni, anche in base alle mansioni e al profilo professionale richiesto. Se nei curricula sono presenti dati non pertinenti (situazione di salute o origine razziale o etnica) rispetto al ruolo ricercato, il datore deve astenersi dall’usare quelle informazioni, cancellandole.

2 – Durante il rapporto di lavoro

Dati che rivelano la religione del lavoratore. Possono essere trattati per la concessione di permessi o l’erogazione del servizio mensa

Dati che rivelano l’opinione politica o sindacale. Possono essere trattati per concedere permessi o aspettativa o per esercitare diritti sindacali. In caso di lavoratori rappresentanti di lista il datore non può trattare dati idonei a rivelare opinioni politiche (è sufficiente la dichiarazione certificata del presidente di seggio).

3 – Regole specifiche sul trattamento

La raccolta. I dati particolari devono essere raccolti di regola presso la persona interessata, ossia la persona alla quale si riferiscono.

Le informazioni. Le informazioni che contengono dati sensibili devono essere riferite ad una sola persona per volta. Possono essere effettuate da un delegato, anche tramite personale dedicato (meglio se per iscritto).

Le informazioni che contengono dati sensibili possono avvenire in modalità elettronica (ad esempio tramite email). Ma anche in forma cartacea (in busta chiusa, salva la necessità di acquisire la firma per ricevuta).

Le modalità di trasmissione. I documenti che contengono dati sensibili, nel caso in cui debbano essere trasmessi ad altri uffici (anche interni), devono contenere solo le informazioni utili a svolgere la funzione.

I dati sulle presenze. Se i dati delle assenze, per ragioni di servizio (ad esempio turni di lavoro), devono essere messi a disposizione di più colleghi. Il dato deve riportare solo la assenza e non la ragione (malattia, infortunio, aspettativa, permesso sindacale e così via).

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Articolo tratto da Il Sole 24Ore