Policy aziendale: dovrebbe essere specifica

Le aziende dovrebbero affrontare il tema delle comunicazioni sui social media (e dei rischi connessi) adottando una adeguata policy aziendale. Ciò infatti consente di prevenire eventuali incidenti di percorso.

Lo strumento principale per adottare questo approccio è infatti quello delle social media policy. Si tratta di codici di comportamento con i quali il datore di lavoro disciplina una serie di aspetti. Tali aspetti possono essere anche legali, collegati all’utilizzo di internet, soprattutto, dei social media. Ad esempio Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram e così via.

La policy aziendale in tema di social media fornisce informazioni vincolanti al personale su come deve essere gestita la presenza social dell’azienda. Ad esempio sulla pagina Facebook, LinkedIn o Twitter. Non solo, fornisce informazioni anche sull’uso dell’account aziendale e personale e, in generale, sulla presenza sul web del lavoratore.

Il contenuto della policy aziendale

Il contenuto di questi codici di condotta varia in base al tipo di attività svolto dalla azienda. Non solo, bisogna considerare anche i riflessi che le comunicazioni dei dipendenti possono avere su questa attività. Una società della moda può, ad esempio, chiedere ai propri dipendenti di astenersi dal commentare le collezioni prodotte dai propri concorrenti. Analogamente una squadra di calcio professionistico può imporre al personale di astenersi dalle discussioni sulle competizioni agonistiche alle quali partecipa la squadra.

In altre parole, ogni policy aziendale deve essere predisposta ad hoc e con riferimento specifico alla attività aziendale e alla organizzazione del lavoro. Bisogna armonizzare il suo contenuto con quello eventualmente previsto in altre policy aziendali e regolamenti di gruppo.

Queste prescrizioni devono sempre tenere conto delle necessità di non comprimere eccessivamente il diritto di espressione dell’individuo. Il confine tra questo diritto e la facoltà dell’azienda di mettere un “bavaglio” alle comunicazioni via social media dei dipendenti non è facile da tracciare.

Policy aziendale mirata sulla attività svolta

Un criterio utile per rintracciare questo confine riguarda la attinenza dei limiti imposti al personale con la attività aziendale. Tanto più i divieti riguardano la sfera di attività della impresa, tanto meno è invocabile il diritto di espressione. La policy aziendale dovrebbe tenere conto di questo aspetto.

Diventa difficile, invece, mettere limiti alla pubblicazione di messaggi che esulano dal campo di attività della impresa. Questo a meno che la trattazione di questi temi non produca un riflesso potenzialmente dannoso sulla stessa.

Si pensi, ad esempio, a un dipendente che si lamenta per l’eccesso di rifiuti lasciati sulla strada. E’ sicuramente una lamentela lecita, che tuttavia può arrecare un danno alla azienda. Infatti se pensiamo al caso che questa sia fornitrice della impresa che si occupa, anche se con risultati scadenti, della raccolta dei rifiuti. Possiamo facilmente immaginare quale situazione si verrebbe a creare.

Le conseguenze disciplinari

Ma quali sono le regole da seguire e le cautele da adottare per rendere questa policy operative, vincolanti e, soprattutto, idonee allo scopo?

Nessuna fonte legale ne stabilisce i contenuti minimi. Ciò che però non deve mancare è la esatta individuazione delle sue finalità e delle condotte lecite e illecite. Ma soprattutto, l’indicazione dettagliata di quali saranno le conseguenze in caso di violazione, precisando con chiarezza la rilevanza disciplinare del mancato rispetto delle regole.

Tutte le aziende di medie e grandi dimensioni oggi hanno un social media manager. Il coinvolgimento di questa figura è essenziale nella redazione di una policy aziendale efficace.

Egli garantisce infatti due aspetti. Da un lato la coerenza tra il tipo di posizionamento che la azienda intende darsi sul mercato. Dall’altro, i messaggi che la stessa azienda diffonde, tramite i propri dipendenti, sui social media.

Conclusioni

Concludiamo come sempre invitandovi a registrarvi alla nostra newsletter per rimanere sempre aggiornati sulle varie attività e novità.